Zeitmanagement für Freelancer

Ach du liebe Zeit: Das Thema Zeitmanagement ist gerade bei Freelancern permanent präsent. Schließlich versucht jeder Freiberufler, so effektiv und effizient wie möglich zu arbeiten, dabei so wenig Zeit wie möglich zu „verschwenden“ und so viel Zeit wie möglich zu „sparen“.  Doch im Leben von Freiberuflern verschwimmen die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit oft schneller, als Ihnen lieb ist. Damit am Abend alles erledigt ist, und Sie nicht (ungewollte) Überstunden machen müssen, sollten Sie also zunächst lernen, wie Sie Ihre Arbeitszeit ideal nutzen!

Tipp 1: Alles ist Planung – und Planung ist alles.

Ihr wichtigstes Werkzeug: ein sorgfältig geführter Kalender. Ob Sie diesen nun als persönlichen Organizer immer in der Tasche haben oder doch lieber online bzw. in einer App Ihre Arbeitswoche planen, ist dabei ganz Ihnen überlassen. In diesen Kalendern können Sie einerseits Deadlines und Termine eintragen, gleichzeitig aber auch für jeden Tag individuell planen, was genau Sie vorhaben. So erhalten Sie einen raschen Überblick über Ihre kommende Arbeitswoche und Ihre Kapazitäten. Außerdem sehen Sie so auch im Vorhinein, wenn sich stressige Tage ankündigen, und können diese im besten Falle rechtzeitig entzerren. Außerdem ist es erwiesen, dass das Setzen von Zielen motivierend wirkt.

Stundenpläne sind nicht nur etwas für Grundschüler, auch als Freiberufler profitieren Sie unweigerlich von einem geregelten Tagesablauf. Natürlich ist dieser nicht in Stein gemeißelt! Dennoch bietet es sich an, für regelmäßige oder längere Aufgaben einen festen Tag in der Woche zu reservieren. So bekommen Sie etwas Routine in den sonst wechselhaften Freelancer-Alltag.

Zusätzlich zu dieser Kalender-Ansicht sollten Sie eine kleinere Übersicht über all Ihre aktuellen (und auch vergangenen) Projekte pflegen, sodass Sie einen schnellen Überblick über alles erhalten, was gerade ansteht. Der Zeitmanagement-Guru David Allen empfiehlt außerdem, eine Liste mit allen konkreten nächsten Schritten zu pflegen und diese nach Kontexten zu unterteilen, etwa „am Computer“, „am Telefon“, „Zuhause“ oder „im Büro“. Hier reicht manchmal eine kleine Excel-Tabelle, ausführlicher können Sie ein Trello-Board oder eine Wunderlist pflegen und erweitern.

Aber sind Tabellen und Kalender nicht zusätzliche Zeitdiebe, deren Pflege eher noch Kapazitäten einfordert? Zu Beginn mag das durchaus zutreffen, gerade wenn Sie noch nie mit kleinen Hilfsmitteln gearbeitet haben. Die Einarbeitung in diverse Zeitmanagement-Tools bleibt aber nur so lange ein zusätzlicher Zeitfaktor, bis Sie das für Sie passende Instrument gefunden haben. Sie werden sehen – es rentiert sich, denn ein effektives Zeitmanagement verringert dafür andere Aufwände deutlich. Sie haben auf einen Blick alle aktuellen Aufträge parat und können wesentlich schneller Zusagen in Bezug auf Ihre Kapazitäten, Termine und Verfügbarkeit machen. Das erleichtert die tägliche Arbeit enorm!

Wichtig ist ebenfalls, dass Sie gleich ein System zur Priorisierung Ihrer Aufträge anlegen. Sollte es einmal eng werden, können Sie so schneller entscheiden, welches Projekt in diesem Augenblick mehr Aufmerksamkeit verdient – ganz gleich, ob wegen nahender Deadlines oder Ihrer Beziehung zum Kunden.

Tipp 2: Planen Sie ausreichend Puffer ein!

Ein besseres berufliches Zeitmanagement bedeutet auch, die eigene Zeit so zu planen, dass Stress im Vorhinein vermieden wird. Dazu gehört das Einplanen eines Zeitpuffers. Dieser kommt Ihnen und Ihren Kunden gleichermaßen zugute. Sie persönlich können (und sollten) keinesfalls acht Stunden am Tag durcharbeiten, sondern regelmäßig kleine Pausen einplanen. Hilfreich kann hier das Arbeiten nach der Pomodoro-Methode sein: 25 Minuten konzentrierte Arbeit werden mit fünf Minuten Pause belohnt. Hier muss aber jeder Mensch seinen eigenen Rhythmus finden. So machen Sie zwar mehrere kleine Unterbrechungen, arbeiten dabei aber bis zum Ende Ihres Arbeitstages insgesamt konzentrierter und effizienter. Gerade große Aufgaben wirken so weniger überwältigend und lassen sich leichter bewerkstelligen.

Generell bietet es sich an, jeden Tag etwas „Luft“ für etwaige zurückgereichte Aufträge und Überarbeitungen zu reservieren. Schließlich ist mindestens eine Feedback-Schleife in den meisten Projekten mit eingerechnet. Je schneller Sie dieses jedoch umsetzen, desto zügiger können Sie die Überarbeitung an den Kunden ausliefern. – Dieser wird Ihre Schnelligkeit und Zuverlässigkeit auf jeden Fall positiv zur Kenntnis nehmen. Und sollten Sie die hierfür eingeplante Zeit einmal nicht benötigen, können Sie diese einfach für andere Projekte nutzen.

Tipp 3: Wenn es eng wird – kommunizieren!

Sollten Sie trotz optimaler Zeitplanung (oder auch mangels selbiger) einmal in Stress geraten, ist das noch lange kein Weltuntergang: Entscheidend ist, wie Sie mit dieser Situation umgehen. Melden Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Projektmanager oder Kunden, wenn Sie bemerken, dass Sie den Auftrag nicht fristgerecht abliefern können. Vereinbaren Sie gemeinsam eine Lösung: Vielleicht bietet sich eine Teillieferung an? Oder aber Sie verringern die Menge zugesagter Aufgaben? Treffen Sie diese Entscheidung lieber früher als später. So vermeiden Sie es, Kunden zu verärgern und etwaige Folgeaufträge aufs Spiel zu setzen.

Hilfreiche Zeitmanagement-Tools für den Freelancer-Alltag

Das Thema Zeitmanagement ist ein sehr individuelles: Während einige Freiberufler Arbeit und Freizeit strikt trennen, arbeiten andere Menschen rund um die Uhr und stehen fast permanent für ihre Auftraggeber zur Verfügung. In puncto Zeitmanagement gilt es daher, die optimale Lösung für die eigenen Bedürfnisse zu finden.

Dabei sollten Sie zunächst einmal auszuloten, wie Ihr aktuelles Zeitmanagement aussieht. Dazu bietet sich die Verwendung eines Tracking-Systems an. So sehen Sie, welche Aufgaben, die Sie sich für den Tag zum Ziel gesetzt haben, wirklich am Ende des Tages erledigt sind – und wie viel Zeit Sie dafür gebraucht haben. Auf der Basis dieser Werte können Sie dann entscheiden, welche Methode Ihrer Arbeitsweise am meisten entgegenkommt und den größten Erfolg verspricht.

Versuchen Sie außerdem, sich einmal bewusst zu machen, wie Ihnen ein besseres Zeitmanagement im Leben weiterhilft – auch außerhalb Ihrer Arbeit! Planen Sie im Idealfall alle Projekte, die Sie erfolgreich abschließen möchten – auch wenn es sich „nur“ um einen Urlaub, den Bau eines Baumhauses oder einen Sprachkurs handelt.

Unterstützung beim Zeitmanagement bieten Ihnen zahlreiche Programme und Apps. Hier finden Sie digitale Helferlein, die Ihnen beim fristgerechten Erledigen Ihrer Aufgaben helfen können.

  • MeisterTask: Das Tool bietet einerseits durch seine Kalenderfunktion eine gute Übersicht über anstehende Termine und Aufgaben, gleichzeitig verschaffen Sie sich so auch einen prompten Überblick über all Ihre aktuellen Projekte. Die Basis-Version ist außerdem gratis!
  • clockodo: Um eventuelle Zeitfresser ausfindig zu machen und überhaupt einen allgemeinen Überblick über Ihr Zeitmanagement zu erhalten, bietet sich die Verwendung eines Timetracking-Tools an. Hier können Sie mit wenigen Klicks genau verbuchen, wie viel Zeit Sie mit welcher Aufgabe für welches Projekt benötigt haben. Besonders praktisch: Sie können  eine Vergütung hinterlegen – so sehen Sie genau, wie viel Sie mit welcher Aufgabe verdient haben. Dieses Vorgehen bietet sich vor allem bei stundenweiser Abrechnung an.
  • TextExpander: Schreiben Sie häufig Texte oder Mails mit ähnlichem Inhalt? Dann bietet sich dieser Service für Sie an. Hier können Sie mithilfe von Abkürzungen rasch auf Textbausteine zugreifen. Tippen Sie beispielsweise „MfG“ ein, erscheint automatisch „Mit freundlichen Grüßen“. Diese Bausteine können Sie ganz nach Belieben erstellen, bearbeiten und erweitern.

Zeitmanagement kann man also durchaus lernen: Nehmen Sie sich bewusst Zeit dazu, Ihre persönliche Zeiteinteilung einmal zu evaluieren und leiten Sie daraus Ihre ganz individuellen To-Dos ab. Sie werden nach einer kurzen Einarbeitungszeit bemerken: Zeitmanagement lohnt sich!