Projekt-Exit – aber richtig!

Projekt-Exit – aber richtig!

Leider gibt es aktuell nur noch eine Richtung – und die führt raus aus dem Projekt? Dann sollten Sie zumindest den richtigen Ausgang wählen. Statt mit wehenden Fahnen unterzugehen und alle mit sich zu reißen, gibt es auch immer eine würdevolle Option. Und die beginnt mit der Planung der Exit-Strategie.

3 Zeichen, an denen Sie merken, dass Projekte zum Scheitern verurteilt sind:

  1. Sie sitzen fast täglich in Krisenmeetings.
  2. Sie bekommen Herzrasen, wenn Sie den Projektnamen hören.
  3. Das Land schlagartig zu verlassen, ist Ihre letzte Exit-Strategie.

 

Spaß beiseite – ein Krisenprojekt ist keine angenehme Sache. Doch im Laufe des Berufslebens erlebt vermutlich jeder einmal sein persönliches Projekt-Waterloo.

Wenn scheitern, dann richtig!

 

Phase 1 – vor dem Projektstart

Exit-Strategie planen

Die Exit-Strategie planen – gehört zum Projekt wie der Ehevertrag zur Hochzeit! Das heißt, schon vor Beginn des Projektstarts muss feststehen, wie Sie im Falle einer Krise verfahren werden. Tatsächlich ist der am häufigsten genannte Grund für einen Projektabbruch eine unzulängliche oder fehlende Kommunikation. Es gilt also von Anfang an Transparenz und Ehrlichkeit als zentrale Werte für alle Stakeholder des Projekts zu definieren.

Laut der gängigsten Definitionen ist Teamarbeit eines der Hauptmerkmale eines Projektes. Die Ziele, Strategien und auch die Kriterien, die einen Projektabbruch bedeuten würden, sollten vorab und gemeinsam bestimmt werden.

Phase 2 ­– im Projekt

Die Zeichen deuten

Im Projekt sollten eben diese festgelegten Werte und Kriterien fortgeführt werden. Und jeder Stakeholder sollte zu jederzeit über die gleichen Informationen verfügen. Sie als Projektleiter bestimmen zwar, ob und wann das Projekt abgebrochen wird – wenn jedoch das Team über den Status quo zu jederzeit Bescheid weiß, dann ist die Überraschung über das Projektende nicht ganz so böse. Kommunizieren Sie also direkt, wenn etwas nicht nach Plan läuft und leiten Sie in Abstimmung mit allen die notwenigen Maßnahmen ein.

Phase 3 ­– der Projekt-Exit

Die Notbremse ziehen

Oftmals ist schon alles aus dem Ruder gelaufen und der Projektabbruch ist unausweichlich. Dann lautet die Divise nur noch „Schadensbegrenzung“ statt eines sauberen Abschlusses. Doch wie bestimmt man den richtigen Zeitpunkt? Es gibt dafür keine Faustregel – wichtig ist, sich die vordefinierten Kriterien ins Gedächtnis zu rufen. Tatsächlich sind

  • ständige Krisenmeetings
  • regelmäßige Deadline-Überschreitungen
  • unendliche Feedback-Schleifen
  • eine steigende Entmutigung der Teammitglieder
  • ihr eigenes Unbehagen

klare Warnsignale, dass es an der Zeit ist, etwas zu ändern. Spätestens wenn feststeht, dass das Projekt für niemanden mehr einen Gewinn darstellt, sollten Sie die Reißleine ziehen. Ein Projektabbruch erfordert Mut – „[a]llerdings muss im Unternehmen auch die Kultur für einen Abbruch gegeben sein. Führt ein Projektabbruch im Unternehmen dazu, dass die Team-Mitglieder an Achtung verlieren, ziehen viele Projektleiter einen Abbruch gar nicht erst in Erwägung.“ (Thomas Brustbauer)

Pruning?

Warum halten wir eigentlich an etwas fest, dass sich nicht auszahlt und zusätzlich an unseren persönlichen Ressourcen zerrt? Die Antwort bzw. die Antworten darauf sind gar nicht so schwer zu finden, denn:

  • niemand kann das Gefühl des eigenen Scheiterns komplett von sich schieben
  • die Angst vor den Reaktionen anderer, vor allem der Projekt-Stakeholder ist jederzeit präsent
  • die Hoffnung stirbt zuletzt, dass es doch noch einen Wendepunkt gibt.

Meistens sind jedoch schon so viel Energie, Aufwand und Kosten in das Projekt geflossen, dass das Projekt dem Unternehmen nur noch Schaden statt Profit bringt. Rita Gunther McGrath und Ian C. MacMillan empfehlen deshalb in ihrem Buch „Discovery Driven Growth“ nicht nur in Krisensituationen, sondern auch im ganz normalen Geschäft das Pruning – in ihrer Definition das Stutzen der ertragsschwachen Äste, um den anderen mehr Raum zum Wachsen zu geben. Was sie also für aussichtslose Projekte vorschlagen, ist nicht schwer zu erraten.

Mit dem Hintergrund lässt sich ein Projektabbruch vielleicht etwas besser ertragen.

Phase 4 ­ – nach dem Projekt

Keine Schuldzuweisungen

Wie Dwight D. Eisenhower sagt – „Die Jagd nach dem Sündenbock ist die einfachste.“ Aber mal ganz ehrlich: damit lässt sich das Projekt jetzt auch nicht mehr retten. Wichtig ist allerdings, die tatsächlichen Fehler im Projektablauf zu identifizieren und daraus zu lernen. Gehen Sie dafür systematisch das Projekt einmal durch:

  1. Timing:

War das angesetzte Timing für das Projekt überhaupt realistisch? Falls ja, welche Knackpunkte gab es im Vergleich zu ähnlichen Projekten?

  1. Budget:

Sie hatten schon bei der Beauftragung ein komisches Gefühl – vielleicht war einfach kein Puffer eingeplant? Oder lag gar keine Budgetplanung vor?

  1. Input:

Sie haben mit einem Dienstleister zusammengearbeitet und ganz und gar auf sein Wissen vertraut? Das können Sie auch! Allerdings kann dieser auch nur mit dem arbeiten, was Sie ihm geben. Sie sollten sich also fragen: War der bereit gestellte Input überhaupt ausreichend?  Und vor allem, waren die Informationen strukturiert und umsetzbar?

  1. Ressourcen:

Sie sind einfach davon ausgegangen, dass die Kollegen schon Zeit für Ihr Projekt haben werden? Haben Sie Ihre eigenen Ressourcen festgesteckt oder einfach drauflosgearbeitet?

  1. Projekt-Überwachung:

Das Projekt tröpfelte so vor sich hin? Dann ist es nicht verwunderlich, dass es irgendwann gänzlich ins Wasser fällt. Denn zu einem gelungen Projektverlauf gehört auch regelmäßiges Controlling. Können die Timings eingehalten werden? Sind die Kosten noch im Rahmen?

 

 

Etwas Positives hat so ein Projektuntergang ja auf Fall: Beim nächsten Mal lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen. Und falls doch – jetzt wissen Sie damit umzugehen.

 

Also Kopf hoch, das (Berufs-)leben geht weiter!

Als Projektmanagerin bei diva-e Textprovider betreut Linda seit 2015 nationale und internationale Kundenprojekte. Sie unterstützt bei der Organisation des Blogs – schreibt aber auch gerne selbst den ein oder anderen Artikel.
Spannende Reisen, gutes Essen und viel Sport – so verbringt Linda ihre Freizeit am liebsten.



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