Erfolgreiche Content-Projekte: Besser Hand in Hand statt Schlag auf Schlag

Erfolgreiche Content-Projekte: Besser Hand in Hand statt Schlag auf Schlag

Eigene Ideen umsetzen. Interne Ziele erreichen. Anerkennung von Chef und Kollegen erlangen. Das klingt gut? Ist es auch und auch gar nicht so schwer zu bekommen. Indem Sie Ihre Content-Projekte mit einer Agentur umsetzen, die gut zu Ihrem Unternehmen passt. Wir zeigen, wie Sie mit dem richtigen Dienstleister eine hohe Content-Qualität und sichtbare Ergebnisse erzielen.

1.    „Jedes Projekt ist anders“ oder „Wir sind hier nicht im Warenhaus“

Die Basis für eine gute Zusammenarbeit mit einer Agentur beginnt schon lange vor dem ersten Kick-off-Meeting. Bei diesem Szenario sollten Sie jedoch skeptisch werden: Sie fordern für ein umfangreiches Content-Projekt Angebote an, um einige Agenturen besser vergleichen zu können und erhalten attraktive Pauschalen für die „Content-Erstellung“. Achtung, hier hatte der Vertriebsansprechpartner noch ein Angebot in der Schublade liegen. Das mag eventuell in einem Warenhaus funktionieren, jedoch nicht bei dem Thema Content. Achten Sie lieber auf Folgendes: In einem ersten Telefonat sollten offene Punkte geklärt werden, sodass die Agentur ein möglichst genaues Bild von Ihren Anforderungen erhält. Ihnen werden Fragen gestellt, auf die Sie direkt keine Antworten haben? Umso besser! Eine gute Agentur bringt Sie dazu, von Anfang an möglichst konkret zu werden und das Projekt zu umreißen. Was sind Ihre Ziele? Was möchten Sie mit dem Projekt intern oder extern erreichen? So ein Gespräch kann ebenfalls eine Stütze sein, damit auch Sie noch die eine oder andere offene Frage für sich klären. Bei einigen Themen werden Sie intern Rücksprache halten müssen. Eventuell können Sie aber auch mit dem Ansprechpartner Lösungen entwickeln. Keine Sorge, wenn Sie vorher noch nicht alles wissen. Dafür ist die Agentur da. Umso besser, wenn Sie bei dem Telefonat noch etwas lernen.

2.    Butter bei die Fische – es wird konkret

Der Rahmen steht. Das große Ganze ist geklärt. Aber wie wird das Projekt umgesetzt, ohne dass man sich dabei verzettelt oder das Ziel aus den Augen verliert? Nach der Auftragsbestätigung übergibt der Vertriebsmitarbeiter das Projekt meistens an einen Projektmanager oder einen ähnlich zentralen Ansprechpartner. Überlassen Sie ihm an dieser Stelle ruhig die Leitung. Er hat Erfahrung mit vergleichbaren Projekten und kann diese einbringen. Damit Sie jedoch nicht überrumpelt werden von zu viel Engagement, sollten Sie ihm essenzielle Informationen, wie zum Beispiel Timings, durchgeben. Sie haben beispielsweise immer mittwochs ein Abteilungsmeeting? Dann bitten Sie Ihren Ansprechpartner, Lieferungen immer auf dienstags zu legen, damit der Content rechtzeitig vorliegt. Oder haben Sie Prio-Themen? Wie wäre es, wenn Sie in der Planung diese Themen nach vorne ziehen? Bedenken Sie immer: Alles, was Sie für sich als selbstverständliches Wissen ansehen, hilft dem Projektmanager, Sie bestmöglich zu unterstützen. Damit baut er einen Projektplan mit Timings und Meilensteinen, an denen Sie sich orientieren können – auch für Ihre eigene interne Planung. Tools für das Projektmanagement, wie Trello oder Asana, fördern die Transparenz und die Zusammenarbeit, um immer auf einem Nenner zu sein.

3.    Außen hui, innen pfui? Bitte nicht!

Der Projektplan steht. Ihr Projektmanager und Sie wissen, was Sie bis wann erreichen wollen. Sie sind hoch motiviert. Bis zum Tag X ist das Projekt abgeschlossen und der Content ist online. Soweit die Theorie. Doch in der Praxis dauert eine Feedbackschleife intern doch häufig länger als gedacht. Hier können Sie vorsorgen. Berücksichtigen Sie schon vor dem Produktionsstart, dass Ihre Kollegen viele Aufgaben haben und deshalb nicht immer direkt Feedback geben können. Fragen Sie am besten einfach an, wie viel Zeit benötigt wird. Planen Sie mit Ihrem Ansprechpartner ausreichend Zeit für Feedbackschleifen ein. Führen Sie sich die Abläufe interner Prozesse vor Augen und klären Sie Zuständigkeiten. Das heißt konkret: Wer nimmt den Content ab? Wer ist verantwortlich? Holen Sie sich eventuell auch die Zustimmung von Ihrem Chef. Meistens sind schlanke Prozesse, auch bei Freigaben hilfreich. Hier gilt: Viele Köche verderben den Brei. Doch wie es auch sein mag, je besser Sie sich die Prozesse vorher bewusst machen, desto weniger Überraschungen gibt es hinterher für Sie und den Projektmanager.

4.    Auf die Plätze, fertig, looos!

Sie möchten endlich loslegen und den ersten Content erstellen lassen. Das ist verständlich. Jedoch noch nicht jetzt. Zu Beginn eines Projektes heißt es – entgegen der Neigung mit Vollgas durchstarten zu wollen – „Gut Ding will Weile haben“. Das gilt vor allem für die Briefing-Erstellung und die Input-Zusammenstellung. Parallel zur Projektplanungsphase schicken Sie Ihrem Ansprechpartner den Input, der Ihnen intern zur Verfügung steht. Das kann sein: Werbebroschüren, Wording/Corporate Design Guidelines, Marken-Richtlinien. Mit diesen Materialien befüllt der Ansprechpartner zunächst das Briefing, um dann gemeinsam mit Ihnen noch vorhandene Lücken zu schließen. Sie werden merken, dass Sie mit Ihrem Projektmanager auf eine immer tiefere Projektebene vordringen. Die Fragen werden detaillierter und die Anforderungen noch konkreter. Nehmen Sie sich hier ausreichend Zeit. Denn je mehr davon in die Vorbereitung investiert wird, desto weniger Arbeit haben Sie hinten heraus. Und das sollte immer das Ziel sein – Minimierung Ihres Arbeitsaufwandes. Ihnen fällt auf, dass Sie bei vielen Punkten noch keine Vorstellung haben? Lassen Sie sich beraten und vertrauen Sie auf die Expertise der Agentur.

5.    Zapfen Sie Ihren Ansprechpartner an

Aktuelle Trends oder Entwicklungen – Ihr Ansprechpartner ist auf dem neuesten Stand. Das sollten Sie ausnutzen. Mit einem regelmäßigen Austausch, telefonisch oder persönlich, bleiben auch Sie immer up to date. Davon profitieren Sie gleich doppelt. Zum einen bringt Ihnen Ihr Wissen konkret etwas, um Ihr Projekt weiterzuentwickeln. Gleichzeitig können Sie auch Ihre Kollegen an diesem Wissen teilhaben lassen. Das stärkt auch Ihre Wahrnehmung im Unternehmen. Bei spannenden Themen oder Fragen bitten die Kollegen in Zukunft direkt um Ihre Meinung.

6.    Mit Boxenstopps zu einem besseren Ergebnis

Ein Projekt ist manchmal wie ein Marathon – man versucht, schnellstmöglich zur Zielgeraden zu gelangen. Doch Achtung: Legen Sie lieber kleine Pausen mit Ihrem Projektmanager ein, um sich einen Überblick über verschiedene Faktoren wie Qualität, Kosten und Timings zu verschaffen. Ihr Projektmanager wird Ihnen hier gerne einige Auflistungen zukommen lassen. Auf diese Weise können Sie auch ad hoc bei Ihrem Chef mit Transparenz punkten. Regelmäßige Update-Termine sorgen für ein sicheres Gefühl. Besonders wenn Sie merken, dass Ihr Plan aufgeht und Sie auf dem richtigen Weg sind. Es kann jedoch auch sein, dass Sie sich an der einen oder anderen Schraube noch drehen müssen. Ihr Projektmanager hat hier bestimmt schon eine Lösung parat, wie Sie gemeinsam den weiteren Verlauf beeinflussen können. Bedenken Sie: Es ist nie zu spät, um Anpassungen vorzunehmen und dadurch die Resultate zu verbessern.

7.    Kommunikation auf Augenhöhe – eine Win-win-Situation

Die Basis für eine gute Beziehung ist offene Kommunikation und ein vertrauensvolles Miteinander: Sie gehen beispielsweise davon aus, dass sich die Feedbackschleife der Kollegen noch hinzieht? Sagen Sie das Ihrem Ansprechpartner offen. Durch eine gewisse Offenheit kommunizieren Sie auf derselben Ebene. Das gilt natürlich auch andersherum. Sie erwarten eine Lieferung und es ist schon nach 19.00 Uhr? Bei einem guten Verhältnis hat Ihr Projektleiter Sie bereits angerufen, um Ihnen die Situation zu erklären. Offenheit gilt jedoch nicht nur für Herausforderungen, sondern auch für neue Ideen und Ratschläge. Häufig hat die Agentur schon ähnliche Erfahrungen gesammelt, um Ihnen einen guten Tipp geben zu können. Schenken Sie sich gegenseitiges Vertrauen!

Checkliste für eine ideale Kunden-Dienstleister-Beziehung

Verstehen Sie sich als Team und arbeiten Sie auf ein gemeinsames Ziel hin.
Legen Sie zusammen einen Projektplan fest.
Klären Sie interne Freigabe-Prozesse.
Investieren Sie Zeit in ein Briefing.
Tauschen Sie sich fachlich aus.
Kommunizieren Sie offen.
Schenken Sie einander Vertrauen.

Wenn Sie diese Tipps alle beachten, ist ein erfolgreiches Projekt nicht weit. Darüber hinaus gibt es noch ein i-Tüpfelchen für eine gute Zusammenarbeit: Denken Sie nicht immer in Rollen. Ihr Projektmanager ist auch „nur“ ein Mensch. Je mehr Sie sich austauschen, desto besser ist Ihr Verständnis voneinander. Was dann passieren kann? Völlig Unerwartetes: Sie arbeiten nicht nur miteinander, sondern haben auch noch Spaß dabei.

Nach ihrem Germanistik- und Journalismusstudium betrat Katharina die Welt des Online Marketings eher durch Zufall und durch ein Praktikum bei diva-e (damals Textprovider). Das war 2011 und ist mittlerweile lange her. Katharina ist Redaktionsleiterin in Bochum und bringt viel Erfahrung aus dem Projektgeschäft und in redaktionellen Themen mit. In ihrer Freizeit interessiert sie sich für Musik, Fotografie und Serien, kocht gerne, mag Hunde und möchte beim Reisen noch viel von der Welt sehen.



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